为切实提高工作效率和服务质量，改进工作作风，加强基金会内部事务管理，特制定以下管理规定。

（一）考勤管理规定

1、遵守作息时间，按时上下班，并做好考勤签到（附表一）。

2、上班期间，因事需临时外出办理，应自觉向本科室说明去向并由科室报综合办公室，确保工作正常运转。

3、因私请假，应说明事由，安排好工作，经批准同意后方可离岗。请假报分管领导核准，并到综合办公室做好请假登记（附表二）。

4、因公出差，应明确外出时限，完成任务后及时归来，并向领导汇报有关工作情况。

5、病假、婚、丧、探亲假、公休假按《武汉理工大学教职工请假暂行规定》执行，并及时办理请销假手续。

（二）会议管理制度

6、专题工作会议。根据工作需要不定期召开，由秘书长或副秘书长召集和主持，参加人员根据工作需要确定，主要内容是学校或上级主管部门重要决定、精神的贯彻落实，协调解决工作中遇到重要问题，重要会议如理事大会的筹备，重要工作的布置等。

7、支部学习会。原则上每两周召开一次，采取集中学习与自学相结合形式，由支部书记召集和主持。主要内容是根据学校组织部、宣传部和机关党委统一安排组织学习。

8、会议材料。需提交专题工作会议研究的问题，由各科室先形成书面材料，报分管领导审核审定。

9、会务工作。部门常规性会议的会场安排、会议通知（附表三）、邀请函（附表四）的制作、会议记录、后勤服务由综合办公室负责。专题工作会议的会场安排、会议通知、会议记录由经办科室负责，后勤服务由综合办公室和经办科室共同负责。

10、会议决定事项。按职能分工由相关科室限时办理和落实，综合办公室负责督办。

（三）公文管理制度

11、往来公文由综合办公室负责统一制作《收发文（函）件处理笺》（附表五-1、2），实行收发文登记制度。

12、收文由综合办公室统一管理，对处理情况进行跟踪，处理完后存档。

13、发文由申请人负责办理报办公室备案。一般综合性文稿由综合办公室负责起草，经秘书长审核、签发；涉及合作共建、引资建设、捐赠项目、基金财务等工作的文稿，由相关科室负责起草，经分管领导审核后，由秘书长签发。

14、公文办理必须做到准确、及时、安全。做到公文种类正确，标题完整，格式规范，内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附表齐备。

15、对草拟的重要文件、合同、协议，应送各级相关领导进行审阅，提出意见，反馈文件起草部门进行修改。

16、凡对外发出的正式函件，如内容涉及具体专业事务时，应由涉及的部门负责人会签。

（四）档案管理制度

1、档案原则上指定专人集中统一管理。

2、各科室在工作中形成的具有参考价值的文件、材料，按职能分工由科室承办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。重要文件由综合办公室统一保存，一般文件可由相关科室直接保存。

3、财务档案由财务管理办公室按国家财务有关规定自行存档。

4、归档档案包括：

（1）与上级主管部门、校外企业、捐款方及校内各单位的来往文件、信函、各种协议、合同、报告等。

（2）本部门日常计划、工作总结。

（3）会议原始记录、纪要和决定。

（4）各种会议形成的领导讲话、会议材料和会议纪要、总结。

（5）其它具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

5、查阅、复印档案资料必须请示分管领导同意后方可进行，不得带走。如因工作需要或遇特殊情况需要借阅档案资料的，必须由查阅人填写《档案借阅登记表》（附表六），经基金会领导签字同意后方可借阅。

6、借阅档案资料采取谁借阅、谁负责的原则，借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，并限时归还。

（五）印章管理规定

1、行政印章、法人印章和合同专用章由综合办公室统一管理。

2、财务印章由财务管理办公室严格按照财务管理规定保管与使用。

3、严禁将印章带出办公室或在空白文笺上盖印。

4、履行用印登记手续，用印人要详细填写《印章使用登记表》（附表七），注明用印时间、内容、数量、审批人，并由经办人签字。

5、各类文件需用印时，须附上发文底稿，并要有领导签发方能用印，盖印文件必要时应盖骑缝印。

6、文件、证明、合同、协议等用印时应将复印件留存综合办公室。

7、常规用印或需再次用印的文件，可省去审批与填写登记表的手续。

8、单位职工个人如需要用印出具有关证明，本人应先提出书面申请，经领导审核，签字同意后方可盖章。

（六）资产管理规定

1、按《武汉理工大学国有资产管理办法》指定领导分管固定资产工作，日常管理工作由综合办公室负责。

2、日常设备、家具、低值口购置由综合办公室统一配备，经领导批准后办理。

3、符合固定资产界定标准的，按国有资产管理规定，建立健全资产明细帐目，对购买物资的入帐、登记，定期清查盘点，做到家底清楚，帐、物相符。

4、资产管理员要妥善保管好新购置设备的说明书、保修单等资料，为使用、维修提供方便。

5、设备器材原则上不外借，特殊情况下确需外借的，需经分管领导批准，办理借用手续，用后及时归还。

6、拟报废的固定资产，各科室集中报送资产管理员核对后，经领导同意，按国有资产管理处要求办理报废手续，不得自行处理。

7、资产领用人调离工作岗位，原则上应将物品留在原科室，由资产管理员会同所在科室办理资产交接手续，不得擅自带走。若须带离，经领导同意后，领用人应协助资产管理员到国有资产管理处办理资产调拨等手续。

（七）安全管理规定

1、实行安全管理责任制，基金会负责人为本单位安全管理工作责任人，各科室负责人负责本科室的安全管理工作。

2、落实防盗安全措施，办公场所不得存放贵重物品，人走锁门。

3、财务室严格执行财务管理的相关规定，控制现金额，下班后不得在办公室存放现金。

4、落实防火安全措施，办公场所禁止明火，不得使用大功率电器，下班前做好安全检查，切断电器电源。

5、遵守保密规定，落实保密安全措施，防止失密、泄密。

6、落实安全检查制度，做好自查，发现隐患，及时整改。